07年7月中英合作专业“商务交流”专题六 -自考串讲笔记

　　背景：

　　盼盼股份有限公司是一家大型机械制造商，其产品主要销往全国各大工厂。由于财务状况的急剧恶化，公司临时决定提前2个月召开原定于6月底召开的年度股东大会，以讨论此事。作为公司的秘书，你必须准备以下事项：

　　1.起草会议通知，发给全体股东。

　　答案：

　　可采用下面的格式

　　会议通知

　　盼盼股份有限公司年度股东大会日期紧急变动

　　与会者（全体股东）

　　时间

　　日期

　　地点

　　如不能出席请与X先生联系

　　2.拟定会议议程。

　　答案：

　　（1）宣读上次会议纪要；

　　（2）自上次会议后出现的主要问题——财务状况恶化；

　　（3）主席致开幕词；

　　（4）提前召开这次会议的原因；

　　（5）上次会议遗留事项；

　　（6）正式议程项目；

　　（7）下此会议日期、时间、地点；

　　（8）向主席致谢；

　　（9）宣布会议结束。

　　3.列出积极的会议参与者应具备的特征。

　　答案：

　　（1）简要了解会议情况，了解会议主题；（2）准备适当的提问；（3）注意交流障碍的存在，努力克服他们；（4）准时出席／参加全过程；（5）具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；（6）积极的非语言交流；（7）敞开思想，积极听取别人的意见；（8）根据会议要求发言。

　　背景：

　　金达食品公司准备推出一种新的瓶装饮用水，委托你公司做一次市场调查，并要求提供调查报告。

　　1.请给出调查报告的基本结构。

　　答案：

　　调查报告的基本结构包括：标题；简介：授权调查范围或目的，程序或方法；正文主体：基本事实；最后部分：结论与建议；附件等。

　　2.调查报告有哪些种类？该调查报告属于哪一类？

　　答案：

　　有三种典型的调查报告：典型经验的调查报告、揭露问题的调查报告和综合分析的调查报告。本案例中的调查报告属于综合分析的调查报告。

　　3.一个成功的调查报告应具备哪些条件？

　　答案：

　　（1）报告主题清晰；（2）报告内容完整；（3）报告所涉及的信息准确，据以作出的推理正确；（4）内容表达逻辑严谨，层次分明；（5）报告便于读者掌握基本结构与主要事实；（6）报告写作风格简洁精练；（7）报告面向所有可能读者，通俗易懂，消除技术障碍。

　　背景：

　　你是一个大型食品公司的人事经理。现在，你准备前往某大学招聘毕业生，并作一次演说。

　　1.起草你的演讲计划。

　　答案：

　　（1）目的：招聘员工；

　　（2）听众：无工作经验、不熟悉企业的毕业生；

　　（3）结构：开场白/正文/结束语；

　　（4）形式：主题演讲和自由提问相结合；

　　（5）内容：介绍企业情况、职位要求、发展前景；

　　（6）视觉辅助手段：企业宣传品、录像带、投影仪等。

　　2.你可以使用哪些视觉手段来辅助你的演说？列举四种即可。

　　答案：

　　白板；翻纸板；磁板和其他粘贴物品；实物；模型；投影仪；幻灯机；闭路电视；录像带。

　　3.说明优秀的演说家应具备的特征。

　　答案：令人信服/真诚；热情洋溢；坚定有力；简洁。

　　背景：

　　你是A公司销售部资深员工，今年的销售会议指定由你担任秘书。在这之前，你还没有做过这样的工作。

　　1.你作为一名秘书，会议之前和会议之后应该做些什么？

　　答案：

　　会议之前：

　　（1）从以前的记录或新的信息源收集资料；

　　（2）起草会议议程，有逻辑性的主次顺序安排；

　　（3）得到主席的批准；

　　（4）发送会议通知和议程。

　　会议之后：

　　（1）起草备忘录；（2）交主席批准；（3）两天内发给与会者；（4）必要时根据备忘录和监督者的要求发布指示。

　　2.在你制作备忘录的时候应该注意避免哪些行为？

　　答案：

　　（1）试图主持会议和计时，指定别人计时；

　　（2）讨论速度过快，使你不能准确记录；

　　（3）在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点；

　　（4）备忘录中插入太多人名；

　　（5）包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉；

　　（6）拖延起草备忘录——忘记发生了什么；

　　（7）过分受成员地位影响；仅因为是你上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字；

　　（8）忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

　　3.你怎样能够受益于会议和其他小组讨论？

　　答案：

　　会议能为你提供各种机会：（1）受益于别人的知识和观点；（2）从同事的经历和背景中获取大量的信息；（3）对所执行的政策和决策的参与感；（4）更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神；（5）与别人交换你的个人思想；（6）以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。

　　背景：

　　一句话说得人家跳，一句话说得人家笑。同是一句话，不同的说法，效果大不相同。美国有一位第一流的销售明星叫苏珊，她的柜台语言很有特色，只需一句话，就能一下子抓住顾客的心理并打动之。比如对方显出一幅愁相，她就会十分关心地问：“哎呀，这位小姐好像有什么困难，我能为你做点什么吗……”她就用这种高超的融洽方式用语言缩短了与顾客的距离，融洽了与顾客的感情，从而拥有了众多的顾客。

　　1.一般来说，商务交流的主要目标有哪些？

　　答案：

　　（1）被对方接收；（2）被对方理解；（3）被对方接受；（4）引起对方反响（改变行为或态度）。

　　2.为什么苏珊能一下子抓住顾客的心理？

　　答案：

　　苏珊出色的语言特色得益于她能设身处地地从顾客的角度去为顾客着想。不论何时、何地、针对何人或是因为何事，都能选择恰当的谈话语气和风格，使顾客感觉你是在确确实实为他们着想。

　　3.如果你是苏珊，你会遵循哪些步骤来策划信息？

　　答案：

　　（1）列出交流的目的；（2）收集信息；（3）信息分组；（4）将信息条理化；（5）列出纲要；（6）写出草稿；（7）编辑和完成终稿。

　　背景：

　　设想你在某地政府部门工作，并被邀请在“关心老年人”项目发布会上发言，请准备以下事项：

　　1.应从哪些方面着手了解听众？

　　（1）什么职业的听众？

　　（2）听众的年龄、性别和背景。

　　（3）他们为什么来听演讲？

　　（4）他们对演讲的主题已经了解了哪些东西？

　　（5）他们对演讲有什么特殊的兴趣？

　　2.针对以上方面，应如何准备？

　　（1）听众的职业：政府机构的同事、上司；社区工作者；新闻记者。

　　（2）年龄、性别背景：各种年龄，以中年人为主。女性居多。

　　（3）他们为什么来听演讲？同事：了解情况。社区工作者：支持。新闻记者：希望得到好的报道。

　　（4）他们对演讲的主题已经了解了哪些东西？基本不了解。而我在这方面已经作了大量的研究。

　　（5）他们对演讲有什么特殊的兴趣？同事：与他们的工作有什么影响。社区工作者：了解政府工作部门对这个项目的重视程度。新闻记者：有什么新的创意。

　　3.这种听众的分析对演讲有什么指导作用？

　　（1）必须解释为什么要实施这个项目；（2）必须说明只有多方面合作才能实施；（3）必须突出这个项目的新特点；（4）必须严肃和热情。

　　背景：

　　X办公设备公司刚刚研究出一款新的传真机，作为公司销售总监，你计划不久将对地区销售经理做一次新产品投放市场的演示。

　　1.列出六种有助于你演示的视觉手段。

　　答案：

　　（1）白板；（2）翻纸板；（3）磁板和粘贴物；（4）实物；（5）模型；（6）投影；（7）电视和录像。

　　2.在计划演示时，除视觉手段外，你还需要考虑在讲演现场可提供哪些有关的设施和场地条件？

　　答案：

　　（1）房间大小；（2）房间形状；（3）配备的音响/麦克风的状况；（4）照明；（5）电源插座；（6）座位的摆放。

　　3.起草你的演示计划。

　　答案：

　　（1）目的：介绍新传真机的独特性能；

　　（2）听众：富有经验，但对计划推出和销售的新式传真机不够熟悉；

　　（3）形式：为提问留出时间等；

　　（4）开场白、正文、结束语等；

　　（5）理由：开发/如何销售；

　　（6）计划采用的视觉辅助演示手段/广告/招贴。