07年7月中英合作专业“商务交流”专题五 -自考串讲笔记

　　背景：

　　你是贝安公司的管理信息系统副总裁，电信经理马克请求参加将于9月23日到28日在亚特兰大举行的全美电信专家讨论会。但你不能让他去，因为时间安排不允许——他必须出席定于同一时间召开的为期两周的预备筹备会议。一般来说，你会与马克私下讨论这件事。但是他最近正在巡视下属机构，你没有机会召见他。

　　1.你还有哪些手段可以告诉马克这一消息？

　　答案：

　　可以通过电话交流或书面交流（备忘录、E—mail等）通知马克这一消息。

　　2.这些交流手段各有什么优势？

　　答案：

　　电话交流：（1）速度快；（2）即使人们不能相见也可相互谈话；（3）十分平等：地位、外表和环境都看不到；（4）有很强的遮盖作用：没有与对方面对面时的社会和情感的影响。

　　书面交流：（1）适合事实或意见；（2）适合困难或复杂的信息，可以进行回顾；（3）如果需要进行书面形式存档时更加有用；（4）既可以写也可以口述；（5）在发送前可以进行仔细的计划和考虑；（6）在发送前可以剔除错误。

　　3.请起草一份至马克的备忘录。

　　（仅供参考）

　　送达：马克

　　电信经理

　　发送人：×××

　　管理信息系统副总裁

　　主题：参加9月份讨论会的请求     时间：×年×月×日

　　管理委员会和我都非常欣赏你过去和现在在工作中所表现出来的非凡的领导才能。鉴于你名副其实的专业贡献，马克，我能够理解你希望参加9月23日到28日在亚特兰大举行的全美电信专家讨论会的心情。

　　但我们已决定在9月份的最后两个星期召开预备筹备会议。正如你我所知的那样，在今后的这五年里我们的电信项目只是刚刚开了个头。因为你是这方面的专家，我们需要你留在这里出席筹备会议。

　　如果你明年参加类似这样的讨论会，而且我们的工作情况也允许的话，我们届时会努力让你参加。你是个受人尊敬的人，马克，我很感激你在我们管理信息系统小组的工作。

　　背景：

　　台湾富达公司经理被公司职工称为“五分钟先生”，其缘由在于他要求凡是来报告的下属，一定要遵守五分钟把话讲完的不成文规定。他认为，身为管理人员，不管对任何复杂的问题，包括现状形势分析，问题的来龙去脉及自己的意见等，都可以在五分钟内说清楚，否则就是缺乏现代企业的效率观念。当然，他自己也是绝对以身作则的，他部署工作时确实简洁、明快。费时虽短，效果奇佳。

　　1.你是否赞同“五分钟先生”的做法？一个成功的报告应该具备哪些条件？

　　答案：

　　赞同。一个有效率的管理者是不能容忍冗长乏味的报告的。效率是现代企业竞争的基本要求。一个成功的报告通常应该：

　　（1）报告内容应该统一；

　　（2）报告内容应该完整；

　　（3）所有的信息应该准确；

　　（4）应按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容；

　　（5）内容表述方式应使计划清楚；

　　（6）报告应以简单、精练的风格写作，要便于阅读，不会令人误解。

　　2.试列举报告的三个主要目的并举例。

　　答案：

　　（1）提供信息：应该包括多少细节、报告提交给谁等。

　　（2）作为存档：为什么现在把这些信息存档很重要？将来谁可能会查询这些信息？

　　（3）回答问题：在授权调查范围中问题的表达是否清晰？收到报告的人想如何使用这一报告？

　　（4）建议一系列的行动或决议：为什么需要这一行动或决议？需要什么证据来支持你的建议？

　　（5）影响他人意见：为什么我要改变他们的意见？报告中必须包括什么信息？

　　（6）公开宣传：为什么我们要把报告的主题公开宣传？是否可能会有强烈的负面效应？

　　（7）完成法律义务：法律机构到底需要什么？报告中还应包括哪些有用的信息使报告更有吸引力？

　　3.简述报告的基本结构及其各部分包含的要素。

　　答案：

　　（1）内容简介：授权调查范围或目的；程序或方法。

　　（2）报告正文：主要的事实。

　　（3）最后部分：结论；建议（如果要求的话）；附录（如果必要的话）。

　　背景：

　　著名的凯特公司主要生产化妆品，在全国各大地区均设有予公司。为及时了解各地区的销售情况以及在市场运作中遇到的问题，公司定期召开高层业务管理例会。

　　1.你作为公司的秘书，请拟定一份会议议程。

　　答案：

　　（1）宣读上次会议纪要；（2）自上次会议之后出现的问题；（3）主席致开幕词；（4）上次会议留下事项；（5）各业务单位汇报销售情况以及在市场运作中遇到的问题；（6）制定下期行动方案；（7）其他业务问题；（8）下次会议日期；（9）向会议主席致谢；（10）宣布会议结束。

　　2.该公司有时也采用视听会议的形式召开会议，你认为视听会议与传统会议相比较，其优点和缺点是什么？

　　答案：

　　优点：（1）节省成本；（2）即时——在较短时间内通知开会。

　　缺点：（1）气氛——失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力；（2）交往——没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会；（3）连续性——实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

　　3.如果采用视听会议的形式召开会议，你认为作为会议主席应负有哪些责任？

　　答案：

　　（1）提前把会议议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况；

　　（2）同时提前用传真发送文件和需要参考的资料；保存每人的传真号码，以便在会议期间发送必要的补充资料；

　　（3）每人上线后马上点名；

　　（4）对与会者讲话总是报出姓名，以保证相应的人能听到你的评论；

　　（5）不时进行小结，保证使每人跟上进程；

　　（6）注意哪些人尚未发言，吸引他们参与讨论。

　　背景：

　　汉威公司开发出一种新产品，你作为公司销售主管，负责该产品的宣传推广工作。近期你将进行一次新产品的推介演讲，你深知做好此次演讲非常重要。

　　1.请列举几个保持听众兴趣的演说技巧。

　　答案：

　　（1）向听众讲述令人信服的事实，并真心诚意地对待听众；

　　（2）充满热情，从而最终感染听众；

　　（3）讲话坚定有力；

　　（4）使用简洁的语言。

　　2.演讲者讲话的基本技能体现在个人素质和声音素质两个方面，请说明个人素质所包含的具体内容有哪些。

　　答案：

　　个人素质包含：（1）清楚；（2）准确；（3）移情作用；（4）真实；（5）放松；（6）目光接触；（7）外表；（8）姿势。

　　3.针对此次演讲，请选择两种最为适用的视觉辅助手段，并说明选择原因。

　　答案：

　　投影、录像、幻灯、模型等。

　　背景：

　　你是贝德公司老板理查德的秘书。最近，邦恩公司要举行一次公司交流研讨会，该公司老板杰瑞邀请你们老板出席并发言。但是，你们老板不能前去，因为他要对各地区的分公司进行例行视察，并讨论下一年的发展规划。在他今天离开办公室时，还在唠叨着“或许我能让西蒙去做这件事”。请你起草一封信，等老板回来时过目。

　　1.一般来说，商务书信可以分为哪几类？试举例说明。

　　答案：

　　（1）肯定的信函，比如订单、订单确认信息、调停、提供信贷等；

　　（2）中性的信函，比如资信证明、信用证、估价、投标、辞呈等；

　　（3）否定的信函，比如拒绝调停、拒绝信贷、拒绝订单等；

　　（4）说服式的信函，比如推销信、收款信、申请工作等。

　　2.你要起草的书信属于哪种类型？

　　答案：

　　否定的信函。

　　3.根据给定的背景，试起草该信函。

　　答案：

　　（仅供参考）

　　亲爱的杰瑞：

　　我对于贵公司举办交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。

　　春天对于我来说是一年中非常紧张忙碌的季节，因为我要对各地的分公司进行例行视察，讨论下一个财务年度的发展计划。您一定可以想象的到，要完成这一工作需要其他各方面的积极配合，因此很早以前已经做好安排，我也必须按照时间表行事。非常遗憾，您邀请我发言的日子我将在苏格兰视察。

　　我可否推荐我的同事西蒙前去？他将是一个理想的发言人。他在客户关系部和员工交流部已任职十年。在此期间，他曾亲自组织了几次很成功的活动。我相信，如果时间允许，他会很乐意发言。请告知是否接受我的建议，如果可以的话，我将让他和您联系。预祝研讨会圆满成功！

　　您的真诚的

　　理查德

　　背景：

　　下面是保罗和杰瑞的一次电话交谈：

　　“我是保罗，能帮你做什么吗？”

　　“哦……你是莱特夫人的助手吗？”

　　“噢，她在大楼里，但恐怕现在找不到她。我可以告诉她给你回电话吗？告诉我你的姓名和电话号码好吗？”

　　“好的，告诉她我是杰瑞。我的电话是2364，但我今天下午4点钟以后就不在了。”

　　“我能告诉她你有什么事情吗？”

　　“好的。我已和她约好今晚在伦敦见面。我曾说过，我要告诉她我什么时候在机场。她认为她能在机场见到我。”

　　“好的，我将告诉她在4点以前给你回电话。”

　　“你觉得她什么时候回来？”

　　“她说她在下午3点之前回来，但是你知道，这种会议是什么样子的。即使公事谈完后，她们还继续闲谈。”