自考《公文写作与处理》笔记（6）

　　三、简答题（本大题共4小题，每小题3分，共12分）

　　41.通知有几种类型？

　　通知适用范围的趋势是日益扩大，现在已成为机关使用最频繁的公文文种。其类型包括：发布性通知；批转通知；转发性通告；指示性通知；任免性通知；事务性通知。

　　42.简述讲话类文书的写作要求。

　　讲话类文书的写作要求作到：主题鲜明、集中；材料真实、新颖；布局清晰、紧凑；语言明白、生动。

　　43.公文写作有哪些特点？

　　公文写作的特点如下：

　　1）被动写作，遵命性强。

　　2）对象明确，针对性强。

　　3）集思广益，群体性强。

　　4）决策之作，政策性强。

　　5）急迫之作，时限性强。

　　6）讲究格式，规范性强。

　　44.分析下面这段话是否正确并说明原因：

　　某县人事局向县直属各单位下发年终考核工作通知，抄报于该县政府办公室。

　　正确。根据《国家行政机关处理办法》有关规定，向下级机关的重要行文，应抄报上级机关，目的是为了让上级了解情况，避免出现工作中的被动情况。

　　四、论述题（本大题共2小题，每小题8分，共16分）

　　45.公文的行文部分包括那些格式？

　　公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项。

　　1.公文标题。由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

　　2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。

　　3.主送机关。是指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。一般说来，哪个机关负有收受、办理公文的责任，哪个机关就是主送机关。主送机关又称主送单位或行文对象。

　　主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。根据机关类型中间用顿号或逗号，末尾加冒号。

　　4.正文。正文是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

　　正文的拟写是公文制发者立场、观点、思想方法的具体体现，除了要求撰写者熟悉业务、懂政策和具有一定的马列主义水平外，熟悉并掌握语言文字基础和公文写作的技能，也是写好正文所必须具备的重要条件。

　　正文的结构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。

　　5.无正文说明。无正文说明是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况，为维护公文的完整性而作的说明。

　　6.附件说明。附件说明是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。

　　7.发文机关署名。发文机关署名又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称，亦即公文法定的作者。

　　8.成文日期。成文日期是指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年、月、日要写齐全，不得有任何省略。成文日期标注在发文机关署名下方，要注意两者的距离相称。

　　9.机关印章与领导人的签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。机关印章是由上级机关颁发的，表示授予它以法定的职权。

　　公文用印的位置在成文日期的上侧。要求上不压正文，下要骑年盖月。盖印不能歪歪斜斜、模糊不清。公文加盖的机关印章应与公文版头、公文标题和公文生效标识中的发文机关署名相一致。

　　以上7、8、9项所列的发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标识”。

　　10.注释或特殊要求说明。注释或特殊要求说明是用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。

　　46.公文立卷的方法有哪些？

　　公文立卷的基本方法可以概括为：遵循公文立卷的原则与要求，科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。

　　1.根据文件的特征组卷。是指将有共同特征和联系密切的文件组合在一起立卷；将不同特征和联系不密切的文件分开立卷。这是公文立卷的主要方法。

　　每一份文件都有它一定的特征。一般地说，一份文件主要由作者、名称（文种）、文件内容、收文机关和形成文件的时间等几个基本部分组成。我们可以把它们概括成文件的六个方面的特征，即：问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯者特征。

　　2.“六个特征”在组卷时的灵活运用。按“六个特征”立卷的问题，在实际工作中不能机械地理解和运用。一般说来，单纯按某一特征立卷，或者在每一案卷中分别使用不同的特征，都是不好的。实践证明，灵活地运用六个特征组卷，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学的可行办法。

　　实践表明，在机关的立卷工作中，对六个特征的使用频率是不相同、不平衡的。问题、作者、名称三个特征比较常用，而地区、通讯者特征使用不多。各机关的文书工作人员，必须认真掌握公文立卷的原则要求与方法，从本机关、本单位文件的实际情况出发，具体地、灵活地运用。

　　3.适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限

　　由于每一份文件材料的性质、内容不同，对于本机关工作所起的作用和重要程度也不同，因此，各种文件的保存价值和需要保存的期限也是不同的。为了日后管理与鉴定工作的方便，必须在组卷时分别保存价值，划分保管期限。

　　根据国家档案局1987年12月4日颁发的关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久保存、长期保存和短期保存三种保管期限，其划分的原则与标准是：

　　1.列为永久保存的，是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。

　　2.列为长期保存的，是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。所谓长期保存，是指保管期限为16－50年左右。

　　3.列为短期保存的，是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。所谓短期保存，是指保管期限为15 年以下的。

　　五、作文（22分）

　　×××大学文件

　　×校发〔200×〕××号　　　　 签发人：×××

　　关于200×年招生计划的申报

　　市教育委员会：

　　教委（×发〔200×〕×号）文件《关于申报200×招生专业计划的通知》已收到，我们对文件的精神进行了认真学习，大家一致表示要落实教委的意见，积极发展高等职业教育，办好社会所需要的各种新型专业。经我校各院系研究，决定200×年申报25个专业，招收本专科学生共3000名。特申报给你们。

　　附：招生计划表。

　　×××大学

　　二○○×年×月×日

　　主题词： ×× ×× ×× ××

　　抄送市人民政府

　　答：错误之处有：

　　（1）标题文种错误。或写请示，要求上级批给指标。这适宜单独申请。或写报告，报送招生计划表。从文中的意思是显然是后者。

　　（2） 内容应当符合报送报告的特点。

　　（3） 引述来文不合乎《办法》的规定。应先引述来文标题，再引来文发文字号。

　　（4） 文件用语，第一人称，不宜用“我们”，要符合法定作者的身份，改为“我校”。

　　全文修改如下：

　　×××大学文件

　　×校发〔200×〕××号 签发人：×××

　　关于200×年招生计划的报告

　　市教育委员会：

　　教委《关于申报200×招生专业计划的通知》（×发〔200×〕×号）已收到。我校决定落实文件的精神，积极发展高等职业教育，办好社会所需要的各种新型专业。我校各院系200×年计划办25个专业，招收本专科学生共3000名。现特将《招生计划表》报审，请查收。

　　附：《招生计划表》

　　×××大学

　　二○○×年×月×日

　　主题词： ×× ×× ×× ××

　　抄送市人民政府