自考“商务交流”串讲精华（八）

　　第九章：组织和参加会议

　　一、会议主席有哪些责任：

　　1、主持会议：主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作（应明确会议的任务和会议小组类型）；

　　2、会议控制：会议控制的方式和组织取决于召开会议的原因。控制应当着眼于建立行为标准，以这些标准徇会议的结果，并在必要时进行调整。作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议的进展情况。

　　3、引导：必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。介绍会议议题（解决问题过程）：1）识别主题/问题；2）交换和开发建议；3）评价不同方案；4）选择行动计划（确保每个人都明确自己的责任）。

　　4、促进讨论：1）主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者（掌握提问技巧）

　　如何促进讨论：1）提问的措辞避免“是”或“不是”的答案；2）提出简短的问题；3）采用紧扣主题的问题；4）采用只涉及一个方面的问题。

　　5、应付“隐密议程”：应努力保持讨论集中，而不使其演变成与会者之间的个人冲突。

　　6、作出决定：除了正式的投票表决方式，主席应采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解决问题的最佳方案。

　　7、会议结果后，主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。

　　二、决策方法及其优缺点：

　　1、权威决策法：由主席决定；快速、高效；但是成员可能没有表态或赞成；2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正；投票时机很关键；可能分裂群体成员；少数人会不同意，因此可能不承担责任；3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策；成员高度参与；过长（要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点）；或许有时难以达到。4、达成一致决策法：每个人都完全同意；难以达成一致，实际上通常不必如此。

　　三、与会者的责任：

　　1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；

　　——会议能为你提供各种机会：

　　1）受益于别人的知识和观点；2）从同事的背景和经历中获取最大量的信息；3）对所执行政策和决策的参与感；4）更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神；5）与别人交换你的个人思想；6）以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。

　　2、准备：保证自己做好准备和了解会议主题；

　　3、认识群体过程：对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。

　　——有效的会议参与者的特征：

　　1）注意考虑其他有关的人；2）认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容；3）注意交流障碍的存在，努力克服他们；

　　4）辩证和分析地思考的能力5）有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话；6）具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点；7）具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；8）认识积极倾听的必要性。

　　四、在一次会议中，应何时参与？

　　——当你感到有些东西可讲时：1）准备好即时参与；2）分几次发言，而不是一次把话都说完；3）保持灵敏状态，准备发言。

　　五、会议的议程是：需要讲座的业务事项的顺序。

　　六、议程顺序：

　　1、选出主席和工作人员（必要时）；2、会议通知——由秘书宣读（通常仅在非常正式的会议）；3、上次会议纪要——阅读通过（通常由秘书），然后由主席签字；4、备忘录提出问题；5、达成的协议——秘书宣读；6、主席致开幕词；7、前面会议留下事项；8、财务问题（财务主管报告、帐目流转等）；9、委员会和工作单位报告；10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单；11、预先提出并列在议程中的其他事项；

　　12、下次会议日期；13、任何其他业务14、感谢主席（在一般会议上不常见）；15、主席答谢（同上）；16、主席宣布会议闭幕。

　　七、议程准备和支持文件：

　　1、议程中的每个项目应用数字排序，如发生变动，在会议开始时主席应说明理由；2、当继续上次会议的一个项目时，引用那次会议的日期和备忘录编码是有益的；3、另一种有用的方法是将参考资料作为重要的支持性文件，既可驸在相关项目后面，也可列一清单放在议程后面；

　　4、在准备会议时，提问题比平铺直叙能激励更多的反馈；5、议程应有一个提示，确定下次会议的日期、时间和地点。

　　——议程计划步骤：

　　1）根据上次会议列出突出问题；2）通过预期目前发展和与会议成员联系，提出商务中的新议题；3）选择重要议题；

　　4）避免包括过多的“新问题”；5）将例行项目放在开始；6） 按逻辑关系排列关键项目；7）根据可用时间和与会者情况安排项目；

　　8）用数字排列项目；9）交叉参考上次会议的议题；10）要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”；11）指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；12）与主席讨论通过议程；13）将议程草案交付打印，也可能由你自己打印；14）校对打印搞；

　　15）驸带上次会议的备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。

　　八、制作备忘录：

　　——会议之前：

　　1、寻找如何做此事的习掼或指导；与主席核实一下是否有专用格式。

　　——会议期间：

　　1、记录资料、时间和会议地点；2、记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”；3、识别讨论题目；有条件的话，使用议程为指导；

　　4、按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议；

　　5、计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者；6、编排每项记录的参考号；7、跟随会议进程；8、及时澄清重点的和含糊不清的观点；9、以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此；10、使用简短的句子和段落。

　　——会议之后：

　　1、会后立刻清楚地起草备忘录；2、与其他人核对——可能是与主席；3、在会议两天内采用清晰的格式打印；

　　4、仔细校对打印稿；5、将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人；必要时发送修正稿；

　　6、仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行；7、核查对行动的监督和后续行动。

　　——避免做的事：

　　1、试图主持会议和记时，指定别人记时；2、讨论速度过快，使你不能准确记录；3、在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点；4、备忘录中插入太多人名；5、包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉；6、拖延起草备忘录——忘记发生了什么；7、过分受成员地位影响；仅因为是你的上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字；8、忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

　　九、视听会议的优、缺点：——优点：1、成本——租演播室召开一小时的电视会议、比从各地召集人们到一起开会要节省10倍甚至12倍。2、即时——在较短时间内通知开会；

　　——缺点：1、气氛——失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力；2、交往——没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会；3、连续性——实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

　　十、如何召开成功的电话会议：

　　——对主席的提示：

　　1、提前把议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况；2、同时提前用传真发送文件和需要参考的资料；保存每人的传真号码，以便于在会议期间发送必要的补充资料。3、每人上线后马上点名；4、对与会者讲话总是报出姓名，以保证相应的人能听到你的评论；5、不时进行小结，保证使每人跟上进程；6、注意哪些人尚未发言，吸引他们参与会谈。

　　——对参与者的提示；

　　1、不要和别人同时讲话；发言前稍等片刻，以确认别人真正讲完了；2、当你提出问题时，明确提问对象；3、 总是应答别人的提问，即使你没有现成答案；4、不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席，也不要使用你的电话的弱音和密码键。