自学考试“外国秘书工作概况”笔记（五） -自考串讲笔记

　　第五章

　　美国位于北美洲中部

　　第一节

　　美国中央政府机关分五类﹕

　　一是总统办事机构﹕是总统的顾问和助手班子，主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等；

　　二是内阁部，亦称行政各部或大部，是联邦政府的主要行政机构；

　　三是独立管制机构，通称委员会

　　四是政府公司

　　五是其它独立机构

　　一、总统办公厅

　　职能具体包括﹕一是协助总统处理各种日常事务；二是负责总统与国会两院的联系；三是协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟订有关政策。

　　该办公厅由总统顾问、总统助理、办公厅正副主任和新闻秘书等组成。

　　二、美国内阁的秘书工作

　　美国内阁只是总统的一个咨询的执行机构，不是联邦政府的一级组织，不实行集体负责制、无权作出决定，其职权、组织、成员间的关系等。

　　内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。

　　三、美国政府服务总局

　　第二节

　　国际秘书协会对秘书所下的定义是﹕秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围内作出正确决定的经理助手。

　　一、秘书在领导和管理中的地位

　　管理系统中配置秘书的目的，是为了减轻领导人繁忙而大量的工作，尤其是承担不必由领导人亲自操办的办公程序细节和其它事务。

　　二、不同秘书的作用

　　1.见习秘书﹕初当经理人秘书的人实际上只能做接待员或打字员工作，称之为见习秘书。

　　工作内容往往以人际交往为主，如接待来访者、处理电话、预约会谈等。

　　2.正式秘书﹕要掌握良好的速记技术，要具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货，制定日常案卷、接电话等。

　　3.行政秘书﹕是指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。行政秘书通常是组织文字处理中枢系统的核心人物。

　　主要任务是处理业务信函、电话联络、资料归档等

　　4.通讯秘书﹕中心任务是从事所有的打印工作，机器眷写，键盘操作，以及其它各种特殊任务。

　　通讯秘书的任务﹕一是要给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件；二是独立地审改自己或他人的文稿；三是编辑和复制别人提供或打印好的文件；四是设计或安排下一步工作；五是了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续；

　　5.法律秘书﹕必须掌握法律术语和法律程序，熟悉诸如诉讼状、契约、传票等法律事务，要负责草拟和打印法律文件，如辩护状、委托书、遗嘱、租约以及各种摘要。他们还必须有公证人资格，以便能够签署公证。

　　6.医务秘书

　　7.技术秘书

　　8.驻外国机构秘书

　　申请者必须具备以下条件﹕

　　一是申请者的年龄不得低于21岁；

　　二是申请者必须是美国公民，如果已婚，其配偶也必须是美国公民；

　　三是申请者必须是高等学校的毕业生或具有同等学历的人；

　　四是申请者及其随员必须通过体格检查；

　　五是申请者必须通过美国文职人员考察机关主持的文职人员能力，速记，打字的测验；

　　六是申请者必须具有一定的工作经验。

　　考察申请者是否称职的因素还有﹕申请者是否对外交事务感兴趣，是否能掌握一门外语，对已经掌握一门外语的要优先录用。

　　三、美国各级主管对其秘书的要求

　　1.准时

　　2.可靠

　　3.学习能力

　　4.遵守指示的自觉性

　　5.忠诚和保守机密

　　6.敏捷性

　　7.机智感

　　8.灵活性

　　9.工作责任感

　　10.谈吐举止

　　11.风度礼貌

　　四、美国秘书的发展

　　1.不断学习提高素质

　　2.在实践中提高技能水平

　　3.良好的人际关系

　　4.必须全面了解熟悉自己的企业

　　5.美国秘书面临的挑战和机遇

　　面对这类变化带来的危机，美国秘书一般的应对措施﹕

　　一是强化自己的应变能力；

　　二是平时留心本单位的运转状况，从其财务、生产、经营、管理、信誉等多方面，预测其生存发展的前景，若有破产倒闭的征兆，则要早作准备；

　　三是熟悉法律，借助律师服务，保护自己的合法权益；

　　四是熟悉应聘求职，应对面试的程序，在失业后随时准备谋求并尽快取得合适的新的职位；

　　第三节

　　一、美国秘书公务信函写作

　　1.写作准备

　　主要环节﹕一是与领导议定程序；二是确定来信的种类；三是搜集相关资料；四是做好旁注；五是在要事下划线，以区分信中事件的轻重缓急，回信时也就有条不济。六是勾勒出信件的内容；七是起草信函。

　　2.标准信函的组成

　　一是要整洁美观

　　二是要写好开头

　　三是使用得体、简明晓畅的语言，自然的表达方式最为适宜；

　　四是细心、准确地组织文章，安排结构，全文要有整体性和连续性；

　　五是句子要准确，不在标点、字母、词组及主语与动词的搭配和使用上出现错误；

　　六是要提供准确的信息；

　　七是表达要准确；

　　八是要有针对性地明确答复对方提出的问题；

　　九是可将正反两方面的意见同时提出；

　　十是要设计一个友好的信函的结尾；

　　3.格式化信函的制作

　　4.特殊信函的写法

　　一是要对仅有领导人才确知详情的事情作正确的答复；

　　二是只有领导才知道怎样回复好；

　　三是最好由领导人回复的复杂的询问或问题；

　　四是对方是本单位领导人的知己，他非常熟悉本单位领导人的文风，他人的代笔可能会引起对方的不快。

　　5.美国业务通讯的主要信件格式

　　简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件，次行缩进式信件五种最常用的摹写格式。

　　6.事务信件的具体组成部分﹕日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

　　7.信件内容的撰拟

　　信件的主体部分要简结明了，直截了当应具有个别谈话般的轻松气氛；

　　信件的长短必须与其重要性相吻合；

　　信中正文的第一句话就要提出写信的目的；

　　使用语言要精确，尽可能做到自然，像同朋友谈话一样。

　　在公务信件中，不应轻易使用评语或俚语。

　　二、美国法律文书的撰拟

　　经法定程序形成的，得到有关部门确认并具有法定效用的文书为法律文书。

　　1.美国法律文书的一般要求

　　一是要用质量很高的公文纸，大小规格要求8.5英寸X13或14英寸，或标准函件尺度8.5英寸X11英寸；

　　二是页边宽度左页边大约1.25到1.5英寸，右页边大约1英寸；

　　三是标题，所有法律文书都含有一个用以区分公文类别的标题。

　　四是标题和副标题与第一段落之间要空四行，法律文书要隔行打印，以便于阅读；

　　五是段落设计要便于识别；

　　六是公文各页必须标记页码；

　　七是法律文书必须准确精密，一般不允许有涂抹痕迹；

　　八是法律文书中的专有名词一般要全部大写；

　　九是法律文书中的货币量要大写，而且要用数词和数字两种形式，数字放在括号里；

　　十是除引证和常用的词外，法律文书中要避免使用缩写语；

　　十一是法律文书中要避免一行末尾将词分开；

　　十二是法律文书上通常打印出一道直线作为签字用；

　　十三是盖章

　　十四是签字线不能单独打印在公文的最后一页上，要将签字线前的段落至少一行，最好两三行和签字线一起移到一页。

　　2.常用公证文书

　　3.遗嘱附录

　　4.合同或协议

　　5.代理书的撰拟

　　代理是某人委托他人代替行使委托人权利的形式。

　　三、其它文字材料的撰拟

　　1.办公室备忘录﹕包括标题（送至、发自、主题、日期）和正文两个主要部分；

　　2.报告的撰拟

　　美国常用的报告﹕一是便笺体；二是书信体报告；三是简短报告；四是正式报告；

　　便笺体报告是组织内部使用的一种通讯形式，一般是非正式的例行公事；

　　书信体报告是以书信形式撰拟的报告；

　　简短报告是一般地处理一定范围内的和简单的议题报告；

　　正式报告有三个显著特点﹕（1）遵循传统的呈递报告的样式；（2）内容复杂，涉及面广；（3）一般篇幅长；

　　正式报告正文一般包括三个部分﹕引言、正文、结尾。

　　3.新闻稿的撰拟

　　新闻稿一般写成倒金字塔形。首先写主要内容，其次写和主要内容有关的主要细节的说明；结尾写次要细节或与主题有关的补充内容，次要内容和补充内容对于主题的解释和讨论都不起主要作用。

　　一篇好的新闻稿包括所有重要的内容﹕人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况。撰写新闻稿应该特别重视真实性、趣味性、知识性和准确性。

　　4.内部资料的编写

　　组织内部的通讯、报纸、杂志均为内部资料，是组织内部交流信息的重要工具，其内容包括组织成员的消息和一般情况，公司活动，各种事件的报道。其总的目的是在组织内的各层次中建立交流沟通的渠道，保持和发展人际间的良好关系和职工士气。

　　5.秘书写作资料的准备

　　秘书搜集资料一般使用两种方法﹕基本研究方法和辅助研究方法。

　　基本